Wie dagelijks voertuigen, chauffeurs, monteurs of bezorgers moet inplannen, ontdekt al snel hoe ingewikkeld een goede rittenplanning kan worden. Een paar adressen zijn meestal nog eenvoudig handmatig te verdelen, maar bij tientallen voertuigen, tijdvensters, verschillende voertuigcapaciteiten en wisselende opdrachten neemt de complexiteit snel toe.
Ritten planning tools kunnen een groot gedeelte van dit proces automatiseren.
De software kan opdrachten verdelen, routes optimaliseren en planners helpen om voertuigen en medewerkers efficiënter in te zetten.
Maar vervolgens ontstaat een nieuw probleem:
welke ritten planning tool kies je?
Het aanbod is groot en vrijwel iedere leverancier belooft efficiëntere routes, minder kilometers en tijdsbesparing. Toch kunnen de verschillen tussen systemen aanzienlijk zijn.
De beste ritten planning tool bestaat daarom niet.
Er bestaat vooral een tool die het beste aansluit bij jouw specifieke planningsproces.
Begin niet bij de software, maar bij je eigen planning
Een veelgemaakte fout bij het kiezen van ritten planning tools is direct verschillende softwarepakketten bekijken.
Dat lijkt logisch, maar eigenlijk moet je een stap eerder beginnen.
Breng eerst de huidige planning in kaart.
Hoe komen opdrachten binnen?
Wie maakt de planning?
Hoe worden opdrachten over chauffeurs verdeeld?
Hoe worden routes bepaald?
Welke informatie krijgt een chauffeur mee?
Wat gebeurt er bij vertraging?
Hoe worden spoedopdrachten verwerkt?
En hoe wordt achteraf geregistreerd dat een opdracht is uitgevoerd?
Wanneer dit proces duidelijk is, kun je veel beter bepalen welke onderdelen verbeterd moeten worden.
Welke problemen wil je oplossen?
Vervolgens moet duidelijk worden waarom je nieuwe rittenplanning software zoekt.
Misschien kost het maken van de dagelijkse planning te veel tijd.
Misschien rijden voertuigen te veel kilometers.
Of chauffeurs komen regelmatig te laat bij klanten.
Andere organisaties hebben vooral moeite met het verwerken van spoedopdrachten.
Maak daarom een lijst met concrete problemen.
Bijvoorbeeld:
- te veel handmatig planwerk;
- onnodige kilometers;
- veel overuren;
- slecht benutte voertuigen;
- gemiste tijdvensters;
- weinig inzicht in voertuiglocaties;
- te veel telefonisch contact met chauffeurs;
- moeilijk verwerken van spoedopdrachten;
- beperkte informatie voor klanten;
- planning in verschillende Excel-bestanden.
Hoe concreter het probleem, hoe gemakkelijker het wordt om geschikte software te kiezen.
Hoe complex is jouw rittenplanning?
Niet iedere organisatie heeft uitgebreide optimalisatiesoftware nodig.
Een bedrijf met vier voertuigen en iedere dag vrijwel dezelfde routes kan misschien prima werken met een relatief eenvoudige oplossing.
Een distributiebedrijf met vijftig voertuigen, honderden dagelijkse stops en verschillende aflevervensters heeft waarschijnlijk veel uitgebreidere software nodig.
Kijk daarom naar de complexiteit van de operatie.
Hoeveel voertuigen zijn er?
Hoeveel stops worden dagelijks gepland?
Zijn routes iedere dag anders?
Zijn er verschillende voertuigtypen?
Werken klanten met tijdvensters?
Zijn er meerdere magazijnen?
Komen gedurende de dag nieuwe opdrachten binnen?
Moeten voertuigen rekening houden met laadvermogen?
Deze factoren bepalen voor een groot gedeelte welk type ritten planning tool geschikt is.
Routeplanner of volledige rittenplanning?
Een belangrijk onderscheid is dat tussen routeplanning en rittenplanning.
Een routeplanner optimaliseert meestal een bestaande lijst adressen.
Je geeft bijvoorbeeld twintig stops op en de software bepaalt een efficiënte volgorde.
Dat is nuttig, maar bij uitgebreide rittenplanning moet eerst nog worden bepaald welke stops bij welk voertuig horen.
Stel dat je 180 leveringen en twaalf voertuigen hebt.
Dan moet de software eerst bepalen hoe de 180 opdrachten over de twaalf voertuigen worden verdeeld.
Daarna moet voor ieder voertuig een efficiënte route worden berekend.
Wanneer je dit wilt automatiseren, heb je meer nodig dan een eenvoudige routeplanner.
Automatische routeoptimalisatie vergelijken
Vrijwel iedere ritten planning tool belooft optimale routes.
Toch is het verstandig om te onderzoeken wat daarmee precies wordt bedoeld.
Een eenvoudige oplossing kan alleen kijken naar de kortste afstand.
Uitgebreidere software kan rekening houden met:
- reistijd;
- verkeersdrukte;
- tijdvensters;
- voertuigcapaciteit;
- werktijden;
- servicetijden;
- pauzes;
- voertuigtypen;
- prioriteiten;
- vertrek- en eindlocaties.
Hoe meer beperkingen jouw planning kent, hoe belangrijker een geavanceerde optimalisatie wordt.
De kortste route hoeft niet optimaal te zijn
Een goede rittenplanning draait niet uitsluitend om kilometers.
Stel dat een route vijf kilometer korter is, maar een chauffeur daardoor tijdens de spits door een druk stadscentrum moet rijden.
Een iets langere route kan dan veel sneller zijn.
Hetzelfde geldt voor tijdvensters.
Een geografisch logische volgorde kan onmogelijk zijn wanneer een klant uitsluitend tussen 09:00 en 10:00 uur beschikbaar is.
Vraag leveranciers daarom niet alleen of hun software routes optimaliseert.
Vraag waarop wordt geoptimaliseerd.
Kunnen tijdvensters worden ingepland?
Voor veel bedrijven is dit een belangrijke functionaliteit.
Klanten willen steeds vaker weten wanneer een chauffeur arriveert.
Daarnaast kunnen zakelijke afleverlocaties vaste laad- en lostijden hanteren.
Goede rittenplanning moet deze beperkingen kunnen verwerken.
Controleer hoe flexibel de software hiermee omgaat.
Kunnen meerdere tijdvensters worden ingesteld?
Kunnen bepaalde klanten prioriteit krijgen?
Kan een planner handmatig uitzonderingen maken?
En waarschuwt het systeem wanneer een gewenste planning niet haalbaar is?
Houd rekening met de tijd op locatie
Een veelgemaakte fout in planning is alleen kijken naar reistijd.
Maar een chauffeur of medewerker is bij iedere stop ook tijd kwijt.
Die servicetijd kan sterk verschillen.
Een pakketbezorger is misschien binnen twee minuten weer onderweg.
Een leverancier die goederen moet lossen kan twintig minuten bezig zijn.
Een servicemonteur kan anderhalf uur bij een klant werken.
De ritten planning tool moet daarom verschillende servicetijden kunnen verwerken.
Anders ontstaat op papier een mooie planning die in werkelijkheid onmogelijk uitvoerbaar is.
Moet de tool voertuigcapaciteit berekenen?
Voor transport en distributie kan capaciteit een belangrijk selectiecriterium zijn.
Een bestelbus heeft immers maar een beperkte laadruimte.
Hetzelfde geldt voor gewicht.
Wanneer de software alleen kijkt naar locaties en reistijden, kan een route ontstaan waarbij theoretisch twintig leveringen in één voertuig moeten terwijl de lading helemaal niet past.
Controleer daarom of het systeem kan rekenen met gewicht, volume, aantallen of andere capaciteitseenheden.
Verschillende voertuigen meenemen
Misschien bestaat je wagenpark uit verschillende soorten voertuigen.
Een bepaalde opdracht kan bijvoorbeeld alleen door een vrachtwagen worden uitgevoerd.
Een andere locatie is juist moeilijk bereikbaar met een groot voertuig.
Ook kunnen bepaalde voertuigen beschikken over specifieke apparatuur.
Goede ritten planning tools kunnen voertuigeigenschappen koppelen aan opdrachten.
Daarmee voorkom je dat een route geografisch uitstekend is, maar operationeel niet uitvoerbaar.
Ritten planning tools kiezen voor elektrische voertuigen
Wanneer je elektrische bedrijfswagens gebruikt, ontstaan aanvullende eisen.
Een elektrisch voertuig heeft een beperkte actieradius en moet op bepaalde momenten worden opgeladen.
Bij een lange route kan daarom een laadstop noodzakelijk zijn.
Ook weersomstandigheden, voertuigbelasting en rijgedrag kunnen invloed hebben op de daadwerkelijke actieradius.
Wanneer je wagenpark de komende jaren verder wordt geëlektrificeerd, is het verstandig om hier nu al rekening mee te houden bij de softwarekeuze.
Vraag welke mogelijkheden de tool biedt voor elektrische voertuigen, batterijcapaciteit en laadplanning.
Eén of meerdere depots?
Organisaties met meerdere magazijnen of vestigingen hebben uitgebreidere planningsmogelijkheden nodig.
Software kan bijvoorbeeld bepalen vanuit welk depot een bepaalde klant het meest efficiënt kan worden bediend.
Daarnaast kunnen voertuigen aan verschillende vestigingen gekoppeld zijn.
Dit wordt vaak multi-depotplanning genoemd.
Heb je nu één locatie maar verwacht je binnenkort uit te breiden?
Dan kan het verstandig zijn deze functionaliteit toch mee te nemen in de selectie.
Planning voor monteurs vraagt om andere software
Niet iedere ritten planning tool is ontworpen voor dezelfde sector.
Een pakketbezorger heeft andere eisen dan een servicemonteur.
Bij serviceplanning moet bijvoorbeeld niet alleen worden gekeken naar locatie.
De juiste medewerker moet ook over de benodigde kennis beschikken.
Stel dat een storing een specifieke certificering vereist.
Dan heeft het weinig zin om automatisch de dichtstbijzijnde monteur te sturen wanneer deze de werkzaamheden niet mag uitvoeren.
Voor field service organisaties kunnen vaardigheden, certificaten en beschikbaarheid daarom belangrijke selectiecriteria zijn.
Statische of dynamische rittenplanning?
Vraag jezelf vervolgens af hoe vaak de planning gedurende de dag verandert.
Wanneer iedere avond de planning voor morgen wordt gemaakt en daarna nauwelijks iets verandert, kan een relatief statische oplossing voldoende zijn.
Maar bij veel service- en logistieke organisaties verandert de werkelijkheid voortdurend.
Een klant annuleert.
Een voertuig krijgt pech.
Een chauffeur loopt vertraging op.
Een spoedopdracht komt binnen.
Een levering duurt langer dan verwacht.
In dat geval heb je behoefte aan dynamische rittenplanning.
Test hoe de software met verstoringen omgaat
Dit is een van de beste manieren om verschillende ritten planning tools te vergelijken.
Vraag tijdens een demonstratie om een bestaande planning.
Voeg vervolgens een onverwachte gebeurtenis toe.
Bijvoorbeeld:
“Een chauffeur valt om 11:00 uur uit. Wat doet het systeem nu?”
Of:
“Er komt een spoedopdracht binnen die binnen een uur uitgevoerd moet worden.”
Bekijk vervolgens hoe eenvoudig de planning kan worden aangepast.
Dit geeft een veel realistischer beeld van de software dan een standaarddemonstratie waarin alles volgens plan verloopt.
Realtime verkeersinformatie
Verkeer kan grote invloed hebben op de haalbaarheid van routes.
Daarom kunnen actuele verkeersgegevens waardevol zijn.
Controleer of een ritten planning tool alleen bij het maken van de route rekening houdt met verkeer of gedurende de dag ook kan reageren op veranderende omstandigheden.
Wanneer ergens een ernstig ongeval plaatsvindt, kan een alternatieve route mogelijk veel tijd besparen.
Voor organisaties die in drukke stedelijke gebieden rijden kan dit extra belangrijk zijn.
Is een chauffeursapp nodig?
Wanneer chauffeurs of monteurs onderweg informatie nodig hebben, kan een mobiele applicatie veel voordelen bieden.
De medewerker kan bijvoorbeeld zien:
- welk adres als volgende gepland staat;
- hoe laat hij daar verwacht wordt;
- wie de contactpersoon is;
- welke goederen geleverd moeten worden;
- welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden;
- welke bijzonderheden gelden.
Na uitvoering kan de status direct worden bijgewerkt.
Hierdoor hoeft minder informatie via papier, telefoon of losse berichten te worden uitgewisseld.
Gebruiksgemak van de chauffeursapp
Test de mobiele applicatie zelf.
Software kan er tijdens een presentatie op een groot scherm fantastisch uitzien, terwijl de mobiele toepassing onhandig werkt.
Een chauffeur moet tijdens een drukke werkdag snel informatie kunnen vinden.
Te veel menu’s en ingewikkelde handelingen zorgen voor frustratie.
Laat daarom bij voorkeur een aantal chauffeurs of buitendienstmedewerkers deelnemen aan een praktijktest.
Offline werken
Vraag ook wat er gebeurt wanneer tijdelijk geen mobiele internetverbinding beschikbaar is.
Kan een chauffeur dan nog steeds zijn opdrachten bekijken?
Kan een opdracht worden afgerond?
Worden wijzigingen automatisch gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is?
Voor organisaties die regelmatig in gebieden met beperkt bereik werken, kan dit verrassend belangrijk zijn.
Realtime voertuiglocaties
Track & trace kan planners meer inzicht geven in de dagelijkse operatie.
De planner kan zien waar voertuigen zich bevinden en welke chauffeur zich het dichtst bij een nieuwe opdracht bevindt.
Ook kan sneller worden vastgesteld waarom een bepaalde route vertraging heeft.
Bepaal wel of realtime tracking voor jouw organisatie daadwerkelijk noodzakelijk is.
Extra functionaliteit kan ook extra kosten en privacyvraagstukken met zich meebrengen.
ETA en klantcommunicatie
Steeds meer klanten verwachten nauwkeurige informatie over aankomsttijden.
Een ritten planning tool kan een Estimated Time of Arrival berekenen.
Wanneer de software actuele locaties en verkeersinformatie gebruikt, kan deze ETA gedurende de dag worden bijgewerkt.
Klanten kunnen vervolgens automatisch geïnformeerd worden.
Bijvoorbeeld:
de chauffeur is onderweg;
de verwachte aankomsttijd is aangepast;
de bestelling is afgeleverd.
Dat kan niet alleen de klantbeleving verbeteren, maar ook de klantenservice ontlasten.
Digitale afleverbevestiging
Voor bezorging en transport kan Proof of Delivery interessant zijn.
De chauffeur registreert dan digitaal dat een levering heeft plaatsgevonden.
Dit kan bijvoorbeeld met een handtekening, foto, barcode of tijdregistratie.
De informatie wordt direct aan de betreffende opdracht gekoppeld.
Daardoor hoeft achteraf minder administratie handmatig te worden verwerkt.
Welke software gebruik je al?
Een ritten planning tool staat vrijwel nooit volledig op zichzelf.
Orders kunnen bijvoorbeeld binnenkomen via een ERP-systeem, webshop, CRM, WMS of TMS.
Breng daarom alle bestaande systemen in kaart voordat je een keuze maakt.
Vervolgens kun je bepalen welke gegevens moeten worden uitgewisseld.
Een rittenplanning kan uitstekend functioneren, maar wanneer medewerkers iedere ochtend honderden opdrachten handmatig moeten overtypen ontstaat alsnog veel inefficiëntie.
Kijk kritisch naar koppelingen
Vraag leveranciers welke standaardkoppelingen beschikbaar zijn.
Een standaardintegratie kan aanzienlijk eenvoudiger zijn dan een volledig maatwerktraject.
Maar controleer wel wat de koppeling daadwerkelijk doet.
Alleen klantnamen importeren is iets anders dan volledige tweerichtingscommunicatie waarbij opdrachten, wijzigingen en statussen automatisch worden uitgewisseld.
Vraag daarom precies welke gegevens worden gesynchroniseerd.
API voor maatwerk
Wanneer je eigen software gebruikt of specifieke processen hebt, kan een API belangrijk zijn.
Via een API kunnen verschillende systemen automatisch communiceren.
Vraag hoe uitgebreid de API is.
Kun je nieuwe opdrachten aanmaken?
Kun je bestaande opdrachten wijzigen?
Kun je planningstatussen ophalen?
Kunnen voertuiglocaties worden verwerkt?
Is goede documentatie beschikbaar?
En zijn er aanvullende kosten voor API-gebruik?
Voor grotere organisaties kan dit een doorslaggevend selectiecriterium zijn.
Hoe belangrijk zijn rapportages?
Rittenplanning software kan veel informatie verzamelen.
Daarmee kun je de logistieke operatie analyseren.
Interessante rapportages kunnen bijvoorbeeld inzicht geven in:
- gereden kilometers;
- aantal stops;
- gemiddelde reistijd;
- gemiddelde servicetijd;
- voertuigbezetting;
- wachttijden;
- vertragingen;
- geplande versus werkelijke ritduur;
- afwijkingen van routes.
Bedenk vooraf welke KPI’s je wilt volgen.
Dan kun je tijdens een demonstratie controleren of de software deze informatie daadwerkelijk beschikbaar maakt.
SaaS of eigen infrastructuur?
Veel moderne ritten planning tools worden als cloudsoftware aangeboden.
Je betaalt bijvoorbeeld een abonnement en gebruikt de software via internet.
Dit wordt Software as a Service genoemd.
Het voordeel is dat je zelf geen complete technische infrastructuur hoeft te beheren.
Updates worden doorgaans centraal uitgevoerd.
Vraag wel waar gegevens worden opgeslagen en hoe beveiliging is geregeld.
Voor organisaties met specifieke compliance-eisen kan dit belangrijk zijn.
Beveiliging en privacy
Rittenplanning bevat vaak persoonsgegevens.
Denk aan klantnamen, adressen, telefoonnummers en locatiegegevens van medewerkers.
Daarom moet beveiliging onderdeel zijn van het selectieproces.
Vraag bijvoorbeeld of multifactor-authenticatie mogelijk is.
Controleer of verschillende gebruikersrollen kunnen worden ingesteld.
Een chauffeur hoeft niet dezelfde rechten te hebben als een planner.
En een planner hoeft misschien geen toegang te hebben tot alle beheerinstellingen.
Maak een lijst met must-haves
Na de inventarisatie kun je de eisen indelen.
Maak bijvoorbeeld drie categorieën:
Must-have
Functionaliteiten zonder welke de software niet geschikt is.
Nice-to-have
Functies die waardevol zijn maar niet noodzakelijk.
Toekomstwens
Functionaliteiten die nu nog niet nodig zijn maar mogelijk binnen enkele jaren relevant worden.
Dit voorkomt dat je tijdens een indrukwekkende softwaredemo wordt afgeleid door functies die eigenlijk niets met jouw belangrijkste problemen te maken hebben.
Voorbeeld van mogelijke must-haves
Voor een bezorgbedrijf kunnen must-haves bijvoorbeeld zijn:
- automatische routeoptimalisatie;
- meerdere voertuigen;
- tijdvensters;
- chauffeursapp;
- digitale afleverbevestiging;
- koppeling met het ordersysteem.
Voor een serviceorganisatie kunnen juist andere zaken essentieel zijn:
- vaardigheden van medewerkers;
- dynamische planning;
- spoedopdrachten;
- realtime locaties;
- klantafspraken;
- werkbonnen.
De ideale lijst is dus voor iedere organisatie anders.
Maak vervolgens een shortlist
Ga pas nadat het eisenpakket duidelijk is naar concrete leveranciers kijken.
Probeer niet twintig systemen uitgebreid te onderzoeken.
Maak eerst een bredere selectie en verwijder oplossingen die niet aan de belangrijkste must-haves voldoen.
Houd vervolgens bijvoorbeeld drie tot vijf serieuze kandidaten over.
Deze leveranciers kun je veel uitgebreider vergelijken.
Gebruik voor iedere leverancier dezelfde testcase
Dit is een bijzonder effectieve manier om ritten planning tools te kiezen.
Geef iedere leverancier dezelfde praktijksituatie.
Bijvoorbeeld:
- 75 opdrachten;
- 8 voertuigen;
- 12 tijdvensters;
- verschillende voertuigcapaciteiten;
- één spoedopdracht;
- één chauffeur die eerder moet stoppen.
Vraag iedere leverancier om met deze situatie een planning te maken.
Hierdoor zie je veel beter hoe de verschillende systemen omgaan met dezelfde uitdaging.
Vraag niet alleen om een perfecte demo
Softwareleveranciers kennen hun eigen systeem vanzelfsprekend uitstekend.
Tijdens een standaarddemonstratie wordt daarom meestal een perfect voorbereid proces getoond.
Maak de demo realistischer.
Vraag onverwacht om een adres te wijzigen.
Verwijder een chauffeur.
Voeg een extra levering toe.
Verander een tijdvenster.
Vraag vervolgens hoe de software de planning herstelt.
Juist op dergelijke momenten merk je hoe gebruiksvriendelijk een systeem werkelijk is.
Laat planners de software testen
Management kijkt vaak anders naar software dan de mensen die er dagelijks mee werken.
Een manager ziet dashboards, rapportages en kostenbesparingen.
Een planner ziet hoeveel klikken nodig zijn om een opdracht te verplaatsen.
Beide perspectieven zijn belangrijk.
Laat daarom ervaren planners verschillende systemen testen.
Zij herkennen vaak binnen korte tijd praktische problemen die tijdens een verkoopgesprek nauwelijks zichtbaar worden.
Laat ook chauffeurs testen
Wanneer een chauffeursapp onderdeel is van de oplossing, moet ook die in de praktijk worden getest.
Laat een chauffeur bijvoorbeeld een volledige testrit uitvoeren.
Was de route duidelijk?
Kon informatie snel worden gevonden?
Was navigatie gemakkelijk te starten?
Kon een levering eenvoudig worden afgerond?
Werkte de app goed onderweg?
Praktijkervaring is uiteindelijk belangrijker dan een mooie presentatie.
Vergelijk de totale kosten
Prijs blijft natuurlijk een selectiecriterium.
Maar vergelijk niet uitsluitend de maandelijkse licentie.
Leveranciers kunnen verschillende prijsmodellen gebruiken.
Bijvoorbeeld per voertuig, gebruiker, chauffeur, stop of route.
Daarnaast kunnen extra kosten gelden voor:
- implementatie;
- training;
- koppelingen;
- API-gebruik;
- realtime tracking;
- klantcommunicatie;
- extra modules;
- support.
Bereken daarom de totale kosten over bijvoorbeeld drie jaar.
Dat geeft een veel eerlijker vergelijking.
Bereken ook wat de software kan opleveren
Kosten vertellen maar de helft van het verhaal.
Stel dat pakket A goedkoper is, maar pakket B dagelijks honderden kilometers extra bespaart.
Dan kan pakket B uiteindelijk financieel aantrekkelijker zijn.
Probeer daarom vooraf een nulmeting te maken.
Hoeveel kilometers rijdt de vloot momenteel?
Hoeveel tijd kost planning?
Hoeveel overuren zijn er?
Hoeveel stops worden gemiddeld per voertuig uitgevoerd?
Hoeveel gemiste afspraken zijn er?
Met deze cijfers kun je later veel beter bepalen welke verbetering de software oplevert.
Denk aan schaalbaarheid
Een ritten planning tool kies je waarschijnlijk voor meerdere jaren.
Kijk daarom niet uitsluitend naar de huidige situatie.
Stel dat je nu tien voertuigen hebt maar verwacht binnen drie jaar naar dertig voertuigen te groeien.
Kan de software dat gemakkelijk verwerken?
Kunnen extra vestigingen worden toegevoegd?
Kan het systeem honderden extra dagelijkse stops aan?
Kan een grotere groep planners tegelijkertijd werken?
Software vervangen omdat je organisatie groeit is kostbaar en tijdrovend.
Onderzoek de leverancier zelf
Je kiest niet alleen software.
Je kiest ook een leverancier waarmee je mogelijk jarenlang samenwerkt.
Kijk daarom naar de organisatie achter het product.
Hoe lang bestaat het bedrijf?
Op welke sectoren richten ze zich?
Hoe wordt support georganiseerd?
Zijn er Nederlandstalige medewerkers beschikbaar?
Hoe snel worden problemen behandeld?
Hoe vaak verschijnt nieuwe functionaliteit?
Een technisch goed product met slechte ondersteuning kan in de praktijk alsnog veel problemen opleveren.
Vraag hoe implementatie verloopt
Goede software betekent niet automatisch een succesvolle implementatie.
Vraag daarom hoe de overstap wordt georganiseerd.
Wie configureert het systeem?
Wie importeert bestaande klantgegevens?
Wie bouwt koppelingen?
Worden planners getraind?
Worden chauffeurs begeleid?
Is er ondersteuning tijdens de eerste live dagen?
En wat gebeurt er wanneer tijdens de implementatie problemen ontstaan?
Een duidelijke implementatieaanpak vermindert risico’s.
Begin bij voorkeur met een pilot
Wanneer de organisatie groot genoeg is, kan een pilot verstandig zijn.
Gebruik bijvoorbeeld één regio of een beperkt aantal voertuigen.
Meet vooraf de prestaties van de bestaande werkwijze.
Laat vervolgens dezelfde operatie met de nieuwe ritten planning tool werken.
Vergelijk daarna de resultaten.
Kijk bijvoorbeeld naar planningstijd, kilometers, aantal stops, vertragingen en ervaringen van medewerkers.
Pas op voor overdreven AI-claims
Kunstmatige intelligentie wordt steeds vaker gebruikt als verkoopargument.
AI kan zeker interessante mogelijkheden bieden binnen rittenplanning.
Software kan bijvoorbeeld historische gegevens analyseren en patronen herkennen.
Maar vraag altijd wat AI concreet doet.
“AI-powered planning” zegt op zichzelf weinig.
Vraag bijvoorbeeld:
Worden aankomsttijden beter voorspeld?
Worden historische servicetijden gebruikt?
Kan het systeem ordervolumes voorspellen?
Leert de software van eerdere routes?
Een concrete toepassing is veel belangrijker dan het gebruik van de term AI.
Kies niet automatisch de tool met de meeste functies
Dit is misschien wel een van de belangrijkste adviezen.
Een systeem met 300 functies is niet automatisch beter dan een pakket met 80 functies.
Wanneer jouw organisatie maar twintig van die functies gebruikt, kunnen de overige mogelijkheden de software zelfs ingewikkelder maken.
Meer functionaliteit betekent vaak ook meer instellingen, meer training en mogelijk hogere kosten.
Kies daarom de tool die jouw belangrijkste processen zo eenvoudig mogelijk ondersteunt.
Kies ook niet automatisch de goedkoopste oplossing
Het tegenovergestelde is eveneens riskant.
Goedkope software kan aantrekkelijk lijken, maar wanneer belangrijke functionaliteiten ontbreken blijven medewerkers allerlei handmatige oplossingen gebruiken.
Dan ontstaat bijvoorbeeld:
planning in de software;
extra informatie in Excel;
wijzigingen via WhatsApp;
statussen per e-mail;
rapportages in een apart systeem.
Daarmee wordt het proces juist versnipperd.
Kijk daarom naar de totale werkwijze en niet alleen naar de licentieprijs.
Een praktische beslismatrix maken
Wanneer twee of drie systemen dicht bij elkaar liggen, kan een beslismatrix helpen.
Geef ieder onderdeel een gewicht.
Bijvoorbeeld:
Routeoptimalisatie: 20%
Gebruiksgemak: 15%
Integraties: 15%
Dynamische planning: 10%
Chauffeursapp: 10%
Rapportages: 5%
Ondersteuning: 10%
Schaalbaarheid: 5%
Kosten: 10%
De exacte percentages hangen af van jouw organisatie.
Laat verschillende betrokkenen vervolgens de systemen beoordelen.
Zo ontstaat een onderbouwde vergelijking in plaats van een keuze op basis van gevoel.
Wanneer weet je dat je de juiste ritten planning tool hebt gekozen?
De juiste software moet uiteindelijk dagelijkse problemen verminderen.
Een planner moet minder tijd kwijt zijn aan routinematig werk.
Chauffeurs moeten duidelijkere informatie krijgen.
Routes moeten realistischer worden.
Klanten moeten beter geïnformeerd kunnen worden.
En management moet meer inzicht krijgen in de prestaties van de operatie.
Wanneer software vooral extra administratieve handelingen veroorzaakt, is de implementatie waarschijnlijk niet geslaagd.
Technologie moet het proces ondersteunen, niet ingewikkelder maken.
Conclusie: ritten planning tools kiezen vraagt om een praktische vergelijking
Ritten planning tools kiezen begint niet bij het bekijken van software.
Het begint bij het begrijpen van je eigen logistieke proces.
Breng daarom eerst in kaart welke problemen je wilt oplossen, hoeveel voertuigen en stops je plant en welke voorwaarden dagelijks invloed hebben op de planning.
Bepaal vervolgens welke functies absoluut noodzakelijk zijn.
Maak daarna een shortlist van enkele leveranciers en geef iedere leverancier dezelfde praktijksituatie.
Test niet alleen de ideale planning, maar juist ook uitzonderingen.
Voeg een spoedopdracht toe. Laat een chauffeur uitvallen. Wijzig een tijdvenster. Bekijk vervolgens hoe eenvoudig de software hiermee omgaat.
Betrek planners én chauffeurs bij de uiteindelijke keuze en kijk verder dan alleen de aanschafprijs.
De beste ritten planning tool is uiteindelijk niet degene met de meeste mogelijkheden.
Het is de tool die jouw dagelijkse planning aantoonbaar eenvoudiger maakt, aansluit op bestaande processen en voldoende ruimte biedt om met de organisatie mee te groeien.